你可以做得更好——对书记员和法官助理说
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你可以做得更好

——对书记员和法官助理说


在一个审判团队里,一个好的书记员或者助理,对这个审判团队的审判质量和效率起了非常重要的作用。但何谓“好”?书记员和助理处理的都是一些非常琐碎的工作,因此,在这里我也只是就一些非常琐碎的事情来说,希望年轻的书记员或者法官助理们看了后能有所启发和帮助。

 

一、接听电话

 

按现在的办公配置,一般干警是几人共用一个办公室。因此,全办公室的人(有的是全庭的人)都共用一个办公电话。

 

电话响来,一般是书记员或者助理接电话。很多当事人一听到接通了电话,就开始陈述案情。这时候,你要打断他,先问他姓名、案号、是原告还是被告、案由、对方当事人的名字(尽可能问详细些,如有的不清楚案号、案由,问到双方当事人姓名也可以很快查询到是哪一个案件),然后找谁,主办人是谁,有什么事情?

 

问到具体来电事由后,视情况,如可以自己处理就自己处理,如不是自己跟进的案件就找到相应案件的跟进人。

 

如,来电者询问的是某个案件的开庭时间,或者举证的一些注意事项等一些常规的程序性事项,不必找主办人就可以回答(如我们庭的在全庭排期本上可以查到全部案件的开庭时间)。而有的是关于具体案情的,就要找主办人来接听了。

 

小结:接到电话后,首先询问对方姓名、案号、案由、来电事由,程序性事项能不叫法官处理就不叫法官处理,能自己处理的就自己处理,不属于自己跟进的案件,叫跟案书记员或者助理处理,实在处理不了的实体性事由,才叫主办法官来接听电话。

 

而不是听对方说了一通还不知道是什么案情,有什么事情。或者一听对方找某某法官,就叫法官接电话,结果这个事项属于书记员或助理处理的,结果又要法官转达一遍电话事由。

 

二、接收材料

 

接收材料,要视具体情况,自己先审核一遍,而不是从当事人手中原封不动地交到主办法官手中,只起了转交的作用。等法官拿到手后,经审核材料不符合,又得叫当事人来补充完善。

 

分提交材料的不同,具体来说:

 

1.证据材料

 

·是否符合份数(至少按对方人数+1份)

·是否写明证明内容或者证明目的。如果当事人实在不会写证据清单,至少要写明“证明……事实”,并写上提交人、提交时间。

·如果是光盘,要有文字说明

 

如果不符合,当场叫当事人完善了再提交。

 

都审核清楚了,材料齐了,形式也正确了,整理好装订好加盖“此件由……提交”的收件章再交给法官

 

2.上诉状

 

·上诉状书写形式是否正确。有的当事人以书信、意见书等形式来表达他不服判决的意见,但不是正确的上诉状书写形式;有的当事人对上诉后当事人诉讼地位不清楚,还是写原告、被告;等等。这些情况叫当事人按正确的来写。一般来说,诉讼服务中心都有样本,找一份给当事人拿回去参考。

 

·是否在上诉期限内提交上诉状。如果已经超过上诉期,那上诉状就不用接收了,和当事人解释清楚。

 

·提醒当事人交上诉案件受理费,如果不清楚交多少,就叫法官来解释。

 

3.授权委托书

 

·首先!要看授权委托书上有没有代理人的电话!这点为以后的联络工作省了很多功夫。经常有授权委托书上不注明代理人电话的,每次找代理人都费事。

  

·其次看是否符合民诉法及民诉法解释规定的委托代理形式要件,如果不符合,要代理人补充完善,至少在开庭审理前要完善。

 

·符合公民代理的,要送达《准予担任公民代理决定书》(我们高院的规定)才算完成了委托代理的审查。

 

·代理权限是否写清楚不能只“一般代理”或者“全权代理”,要写清楚具体有哪些权限。(相关阅读:关于民事诉讼授权委托的那些事

 

4.其他,如答辩状、申请书(包括财产保全申请/撤诉申请/司法鉴定申请等),都要备注提交时间,最好即时加盖收件章

 

三、开庭审理

 

对于书记员来说,开庭记录是其重中之重也是最主要的工作,一个书记员的能力水平如何,很大程度上可以从开庭中的表现来考察。

 

开庭前

 

1.不要在开庭当天才急急忙忙找案卷来做笔录头,至少提前一天做。或者先与法官沟通好。比如,简单案件我一般在庭前才看案卷(收案时会先过一下),复杂的我会提前几天看。如9点开庭,早上上班后我肯定要看案卷的,书记员不要等到上班了才来跟我说还没做笔录头,要拿案卷。不好意思,此时你只有拿起诉状和证据清单去复印了。

 

做笔录头,当事人身份信息,要对照着当事人提供的身份证来录入,不要只看起诉状,因为有时候起诉状会写错。这时就会发现当事人有没有提供身份证复印件,如果没有,开庭前记得核对身份证原件,并吩咐庭后复印存卷。还有此时也要检查被告是否填写了《送达地址确认书》,如没有,被告出庭的话,也要在开庭前叫被告填写。

 

2.一定要提前到法庭。开门、开窗、开好空调,调整好各种设备,录入直播案件信息。不要只比法官提前两分钟甚至和法官同时进法庭,更不应该法官到了书记员还没到,要把前期准备工作提交做好。

 

3.开庭需携带这些材料以备不时之需:笔、白纸、印泥、纸巾(给当事人按手印后擦手用)、送达回证(以备当事人开庭前才提交材料要向对方送达)、送达地址确认书、授权委托书(有的当事人庭前才提出委托,但不会写)、准予担任公民代理决定书等。

 

4.检查好“牌牌”。什么“牌牌”?审判席“审判长”“审判员”“人民陪审员”,还有“书记员”,“原告”“被告”“委托代理人”这些牌子。要视案件情况作相应调整,如简易程序案件,就把“审判长”“人民陪审员”的牌撤下,换上“审判员”的。书记员经常不注意这个问题,开完庭才发现,闹了笑话。

 

5.注重仪容仪表。有制服要穿制服,戴大徽章;没有制服的,也要穿着正式些,比如衬衫、有领子的衣服,颜色不宜过于艳丽,最好不要佩戴明显的项链首饰。

 

开庭做记录

 

1.听从法官的指挥法官没有吩咐的事情不要擅自作主


比如有一次我开一个庭,中途突然有人直接走进来就要进入审判区,我问是谁有什么事的时候,就看到书记员把直播关了,我在上面???怎么回事?但还是没理书记员的动作而是询问完当事人(是其他案件的当事人走错法庭了,解释了一下他走了)。然后见书记员同志又把直播开了。


庭后我问她是什么回事。她说:突发状况,我怕有什么问题,就暂时中断一下直播,免得播出来不好看。我真是哭笑不得,跟她说:这种情况我能hold得住,我不叫你做什么就不要有什么动作。

 

2.尽量按照该法官的审判习惯来记录。比如,有的法官喜欢在宣布“现在开庭”后,就开始核对当事人身份情况;而有的法官喜欢在宣布“现在开庭”后,陈述“本庭今天在这里公开开庭审理原告某某诉被告某某 什么纠纷一案;有的法官不喜欢说根据什么法条,有的法官喜欢说得很清楚;有的法官甚至没有固定模式。

 

书记员在记录时要认真听,有变动要做相应调整不要觉得别的法官是这样审的,我这样记也没错。对,是没错,但法官会觉得自己的庭审你并没有认真记,自己的工作得不到尊重。

 

3.切记调查询问的时候,遵循“双方都要有回应”的规则。比如,询问一方,一方回答后,一般也会问另一方,是否认可对方的陈述?有时候法官会忘记问另一方的意见,书记员要留空出来,庭后问法官这个地方是否要对方作回应?

 

4.尽量归纳记录,如果归纳不了,就记原话吧。实在记不了,就勇敢大胆地出声问当事人再陈述一遍,当事人也会理解的。一般来说,当事人陈述得很啰嗦时,法官也会做归纳的。

 

5.熟读民事诉讼法关于开庭审理的程序、人民法院庭审规则等。对这些规则熟悉了,就会更加明白法官为什么会这么问。


比如,我有一个案件,到质证阶段,明明是被告先提出查看证据原件,被告看了后我才叫书记员呈上法庭核对的。结果书记员记成了,是法官先提出核对原件,再到被告核对原件的。这是有问题的。


首先,书记员不按照法官的审判过程来记录;其次,这种做法实际上忽视了裁判中立,存在随意替代一方对抗另一方的情形。如果法官在当事人发表质证意见前,直接替代当事人质证地位来询问核对原件,既未能运用自认规则提高审理效率,又易流露自己的倾向,可能形成与当事人直接对抗的局面。

 

6.还是要注意仪容仪表。前述是指穿着外表上。这里指的是,书记员全程应保持精神集中注意力,除了随当事人发表意见而看向当事人、法官要求书记员递交证据(一般案件我很少要求法警值庭,也没另要法官助理在旁边,只有书记员的情况下)时,书记员才可有其他动作。


比如,在法庭调查阶段前、在举证阶段,这两个阶段,书记员一般已经提前根据案卷做好了记录,这时并不用记录,“没事干”的时候不能有其他肢体小动作;又比如,当事人发表意见很久、重重复复,不可表现出不耐烦的神情、打哈欠等动作。

 

庭审结束后

 

1.有没记来的笔录尽快补充完善。

 

2.监督当事人签笔录、按手印。特别要注意不要让当事人签到装订线内。当事人要求修改笔录的,记得让其在修改处签名写日期。所有当事人都表示签完后,再检查是否有哪一页漏签了,以免过后才发现有漏签又要麻烦当事人跑一趟。

 

3.笔录签完后,及时发送笔录电子版给法官,并上传到内网审判系统。把笔录用订书机订好后再给法官,不要散散乱乱就交给法官。庭审光盘要写上案号后用证物袋装好后再给法官。

 

4.离开法庭前,把垃圾顺手收拾,一般也就是当事人擦手印的纸巾,不要说等清洁工来清理,清洁工一般每天只在早上清洁,而且不会每个法庭都进去清洁,如果马上就有其他法官用法庭,其他当事人进来看见桌上还有擦过的纸巾,多不好。


还有打印出来废掉的笔录,也要拿回去销毁,也不要说等清洁工来收拾。因为笔录里有当事人信息、有案情,如果案外人看到,有泄密之嫌。

 

四、送达工作

 

1.电话通知当事人来领取材料,当事人表示什么时间来的,在送达回证上用铅笔备注电话号码、何时打电话、当事人何时来,如“7.15电称7.18下午来领 138********”。这样简单记录,可备查,不用作重复工。

 

2.邮寄送达,如签收人非亲属,而是朋友邻居之类的,要联系当事人:签收人某某是否已将邮寄材料转交给你。最好是发短信或者微信,让当事人明确回复已收到或已转交,再将此截图与快递回执放一起,才完整体现已送达当事人。

 

3.委托送达,已收到受委托单位签收的快递回执后,去电确认一下是否已帮忙送达,是否已将送达回证邮寄回来,是否需要到付。比如我们市某看守所是要到付的,如果我们不去电确认可以到付的话,他们很久都不将送达回证寄回给我们。

 

邮寄送达退回来的邮件,要及时向法官反馈,送不到是什么原因,下一步应该怎么做。而不是只把退件放回案卷里就不管了。

 

4.送达判决书时,要对照判决书来填写送达信息。因为经过开庭审理,有可能案由与立案案由不同,有的当事人在审理过程中已撤诉或者驳回起诉经过裁定处理了,有的是在立案后才发现已死亡不能作为当事人了。总之,送达判决书时要以判决书为准,不可只看起诉状。

 

5.送达上诉状时,如遇到有的当事人判决书和上诉状一同送达的,送达完成后,要将送达回执复印一份。因为一审案卷中需要有送达判决的回执,而中院要收送达上诉状的回执。如果我们不复印多一份,中院就会将唯一一份回执收走装进二审卷宗里了,一审案卷就中没能体现已向该当事人送达判决了。


这种情况包括包括直接送达(当然直接送达的最好写两份送达回证)、邮寄回执和公告。

 

6.公告送达的,对何时向当事人送达催缴公告费通知书、何时向报纸发送公告、报纸何时刊登公告这些时间点,作好备注,可以直接记在案卷封面,一目了然。

 

7.最好在案卷封面列完所有当事人姓名或名称,送达完一个,打个勾,送达完所有被告应诉材料,马上送达原告传票,不要等到快开庭了才想起来原告没有送达传票。

 

8.送达完的回执要及时录好节点,放回案卷中,不要堆了很多不处理,很容易不见的。

 

五、外出

 

1.外出出差,除了要准备相应的案件材料,还要准备好介绍信,复印工作证、身份证明这些。如到外地开庭或者调查取证,提前与所到单位联系,确认好需好什么材料,提交准备好。

 

2.需要调用法警的,最好提前一个星期办好调警手续。

 

3.开车出差的,要提前申请用车,确认司机、车辆情况、油储备量等,出发当天,严格按照约定出发时间出发。出发前,要与司机确认好所前往的单位名称及路线。

 

4.与财务确认好可报销数额范围,合理用款。

 

六、沟通问题

 

1.法官交待的事情,简单能即时完成的即时完成,需用时较长的,确认好完成时间。当天上午或下午没有完成的,要主动向法官说明,因什么原因还没有完成,什么时间内能完成。不要等法官催:哎,那什么工作怎么还没完成?

 

2.交待下去的工作,如果预计在法官要求的时间内不能完成,一定要说明:现在你手头上还有哪些更急的工作,恐怕不能按时完成现在交待的工作。这样法官会及时调整安排。而不是,自己接下工作了,闷声不坑,最后没有在预定时间内完成,也不说明原因,耽误了工作进度。


3.与其他团队、其他部门发生意见不合时,不要自己去处理,向法官汇报,由法官或者庭领导去出面处理。


七、如何学习


1.首先当然是熟悉法条、法理


每一类案件一般用什么法律及司法解释,如离婚案件,一般用到婚姻法及三个解释,还有夫妻感情破裂、子女抚养问题的意见;交通事故案件一般用到侵权责任法、最高法关于审理交通事故的司法解释、人身损害解释、机交责保险条例、道交法规、本省道交相关规定;借款案件一般用到合同法、民间借贷解释、担保法及解释、物权法;劳动争议的相关规定更多了,劳动法、劳动合同法、劳动争议解释,还很多细的规定(关于工资、休假、社保等的规定)。


在日常工作中,要注意分类学习。遇到问题,知道从哪方面入手查找资料。


2.要学会从法官身上“偷师”

 

虽然和法官在一个团队,但法官不会像大学老师那样系统对你进行教导。你要学会从法官审理案件中学习他的经验。比如:


·针对不同案件类型,开庭时法官一般会问什么常规问题。

·怎么与当事人沟通。

·校对时,学习法官是怎么写的判决(我都是自己写判决再给书记员校对),到盖章时,不要就只是盖章,而是顺便比较法官最终确定的版本与自己校对的版本,自己有哪些问题没有校对出来。

·上诉案件回来后,进行案件移交登记时,顺便看看二审结果,如果有改判,二审法官是怎么判的,一审判决有哪些错误,这也是一个学习的途径。

 

八、书记员还有一项大工作,装订案卷,这在前文(装订案卷容易忽视的问题)已有讲过,如没有看过,可以看看,希望有所帮助。


暂时想到这些。当然,以上仅是本人按本人的工作习惯与思维对书记员和助理作出的要求,希望他们达到这样的工作状态。也许每个法官要求不一样,那书记员和助理还是按照自己所在团队法官的要求去做。



有没有发现,我列举的都是些很细小的事情。我不只和一个书记员和助理说过,不论你们以后在不在法院工作,这些工作方法和工作态度都是相通的。我严格要求你们,是为了工作,更是希望你们在工作中能得到成长。事情虽琐碎繁杂,做完和做好,虽然只相差一字,但背后付出的是主动、提前、跟进、反馈。多做一点点,回馈自身的,也许不只是一点点。

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